6 respostas para as dúvidas mais comuns sobre aluguel de impressoras

Atualizado em 07/02/2024.

É comum que grandes empresas terceirizem alguns serviços, e algumas vezes isso é fundamental para um melhor funcionamento de alguns setores.

Dessa vez vamos responder as maiores dúvidas sobre o aluguel de impressoras.

Neste artigo você aprenderá:

1. Como funciona o prazo de entrega e trocas de máquinas?
2. A entrega e instalações estão incluídas no serviço?
3. Os cartuchos e toners estão inclusos no custo do contrato?
4. Minha equipe pode fazer a manutenção no equipamento?
5. Minha equipe pode trocar as impressoras de lugar?
6. É realmente vantagem alugar impressoras?

1. COMO FUNCIONA O PRAZO DE ENTREGA E TROCAS DE MÁQUINAS?

Uma das maiores funcionalidades do aluguel de impressoras é a possibilidade de criar projetos personalizados para cada necessidade. Portanto a entrega das máquinas, bem como suas substituições são determinadas de acordo com cada contrato e necessidade.

É claro que a empresa precisa de um prazo para concluir a instalação do projeto, mas algumas delas já tem uma estrutura pré-organizada para conseguir atender os clientes que tem mais urgência na instalação das impressoras, e início do uso.

Esse prazo também pode depender e variar de acordo com a quantidade e o tipo de equipamento escolhido, já que no caso de produtos encomendados o prazo também vai depender da entrega do fabricante para a empresa locadora.

Esse prazo precisa ser conversado e definido no seu contrato, mas com certeza é possível chegar a melhor solução em termos de prazo para sua empresa.

2. A ENTREGA E INSTALAÇÕES ESTÃO INCLUÍDAS NO SERVIÇO DE ALUGUEL DE IMPRESSORAS?

Essa pergunta também pode variar de acordo com cada contrato.

Mas em geral a outsourcing de impressão inclui a entrega e instalação, já que a manutenção e fazer o projeto funcionar é de responsabilidade da mesma.

Normalmente os contratos tem clausulas especificas sobre a manutenção após o uso das máquinas alugadas. Mas para iniciar o trabalho com o aluguel de impressoras é imprescindível que a locadora faça todos os ajustes iniciais.

Algumas também oferecem treinamentos e softwares para facilitar e ajudar no dia a dia da sua equipe.

No caso de uma finalização de contrato de aluguel de impressoras ou em caso de troca de máquinas a empresa de aluguel em geral costuma ir buscar seus equipamentos. Em caso de troca a instalação das novas máquinas é feita por profissionais, e se preciso novos treinamentos, os mesmos também podem ser solicitados para que funcionários estejam aptos a operar as máquinas.

3. OS CARTUCHOS E TONERS ESTÃO INCLUSOS NO CUSTO DO CONTRATO?

Como citamos em outro tópico, o projeto de aluguel de impressoras é feito através das informações de uso e necessidade de impressão de cada cliente, portanto, o projeto normalmente inclui um planejamento de uso de suprimentos e custos. Assim é possível ter uma média de uso de suprimentos como toners, cartuchos e papel, para cada setor e máquina dentro da sua empresa.

O projeto inclui os suprimentos de acordo com a média de uso combinada no momento do contrato.

Os suprimentos necessários podem ser separados e estocados por mês com uma margem que possa suprir as necessidades da empresa. Mas caso esses suprimentos acabem é possível solicitar uma reposição, se esse custo extra estará incluso ou não, vai de acordo com cada contrato.

Também é possível solicitar o uso do software de gestão e controle de impressão, assim de acordo com a necessidade real – sem desperdícios – cada setor ou funcionário pode ter um número pré-determinado de impressões. Evitando o uso excessivo ou gastos com suprimentos extras.

4. MINHA EQUIPE PODE FAZER A MANUTENÇÃO NO EQUIPAMENTO?

Não é recomendado que a manutenção seja feita por outras pessoas. Toda empresa tem seu padrão de manutenção e contratos com marcas fornecedoras.

É claro, que uma manutenção preventiva, como manter as máquinas limpas, trocar cartuchos no tempo certo, usar os papéis corretos para cada impressora, entre outras boas práticas são sempre bem-vindas. Mas a manutenção real ou consertos devem ser feitos pela empresa de aluguel.

Quando uma impressora ou scanner apresentar problemas que não sejam devidos a falta de suprimentos, energia ou configurações, a empresa que aluga os equipamentos deve ser informada o quanto antes, talvez o problema possa ser resolvido em uma conversa a distância, ou uma visita de manutenção será agendada o quanto antes.

Em determinados contratos a outsourcing de impressão deixa uma impressora back-up para que sua empresa não fique sem imprimir no caso de pane em outros equipamentos.

5. MINHA EQUIPE PODE TROCAR AS IMPRESSORAS DE LUGAR?

Não é uma prática ideal, primeiro porque cada impressora é configurada para necessidade do setor em que foi instalada. E no caso de serem poucas ou apenas uma máquina, ela foi instalada por um técnico que avaliou a melhor forma e local para colocar a impressora.

Mas se for necessário ou em caso de reformas e novas decorações é importante que sua equipe informe a empresa de locação, confirmando se determinado equipamento pode ser movido por seu time ou se há necessidade de um técnico ir ao local ajudar nessa questão.

No caso desse tipo de apoio não estar incluso em seu contrato de aluguel de impressoras, a empresa pode cobrar uma taxa pelas horas de trabalho de seu técnico. Mais uma vez são questões que devem ser conversadas e acordados no contrato de acordo com as necessidades vistas e estudadas dentro de sua empresa. Talvez você já tenha uma reforma programada, ou a ideia de daqui a um determinado período irá reorganizar, ampliar ou redecorar sua empresa então isso pode ser conversado no momento da assinatura do contrato.

6. É REALMENTE VANTAGEM O ALUGUEL DE IMPRESSORAS?

É claro que todo projeto depende da necessidade e demanda de cada ambiente. Mas no que diz respeito a empresas cujo o uso de impressoras, copiadoras e scanners são altos o aluguel de impressoras é vantajoso.

Além de poder concentrar o custo de impressão, manutenção, suprimentos e trocas de maquinarias em apenas um contrato, facilitando o calculo de custo e a logística de sua equipe de TI, compras e financeiro, o aluguel trás inovações como softwares de controle e padronização.

Para empresas que necessitam de constante atualização de máquinas o aluguel de impressoras também oferece uma grande vantagem, já que no contrato é possível incluir a troca de impressoras de acordo com a necessidade da empresa.

Os suprimentos são calculados de acordo com a média de uso, evitando gastos excessivos e desperdícios.

Para conferir outras vantagens de alugar impressoras, veja o artigo Suporte e Manutenção de Impressoras: o caminho eficiente de economia de custos através do aluguel.

CONCLUSÃO:

Ainda existem muitas dúvidas sobre o aluguel de impressoras, nesse artigo respondemos algumas das perguntas mais frequentes feitas a empresas de Outsourcing e buscas na internet.

Algumas dúvidas de fato dependem do contrato e da forma de trabalho de cada empresa, mas no geral, quando falamos de empresas o aluguel de impressoras pode ser muito vantajoso e facilitador e econômico.

Esperamos que esse artigo tenha esclarecidos alguns pontos.

Caso você e sua equipe tenham dúvidas sobre o aluguel de impressoras, entre em contato com a nossa equipe, ficaremos felizes em poder ajudar.