Atualizado em 02/11/2024
Neste artigo você encontrará:
- O que é aluguel de impressoras
- O que é outsourcing de impressão
- Qual serviço devo escolher? Como escolher?
Muitas pessoas e empresas ainda tem dúvidas sobre a diferença entre aluguel de impressora e um outsourcing de impressão.
Na verdade esses dois serviços tem características diferentes e vamos falar sobre elas nesse artigo.
Você sabe qual serviço pode ser ideal para sua empresa? Qual cabe no seu orçamento? E qual te ajudaria a aumentar a produtividade de equipe ou reduzir custos?
Vamos entender melhor como funciona o aluguel de impressora e o outsourcing de impressão.
ALUGUEL DE IMPRESSORAS
A maioria das empresas que oferecem esse serviço não possuem muitas alternativas e soluções.
Elas oferecem apenas o aluguel do equipamento que é cobrado pelo número de cópias utilizadas a cada mês, por meio de um contrato de aluguel.
Em alguns casos está incluso também a manutenção e abastecimento de suprimentos para impressora ou multifuncional com um limite pré-definido. Algumas empresas trabalham com fornecimento de papel incluso nesses suprimentos.
Esse tipo de serviço atende bem a empresas menores que não precisam de controle de impressão ou softwares. Pode ser ideal para micro-empresas, ou pequenos escritórios relacionados a serviços locais, como por exemplo, o escritório de um restaurante, ou setor que não utilize tanto a impressão mas que ainda sim precisa de uma máquina a disposição.
Isso pode trazer a dúvida sobre porque não comprar um equipamento próprio, nesse caso podemos te ajudar a entender essa situação em outro artigo do nosso blog, no qual falamos sobre a compra versus o aluguel.
OUTSOURCING DE IMPRESSÃO
O Outsourcing de impressão oferece diversas alternativas para o cliente, na maioria das vezes opções com consultoria e projetos dedicados a necessidade de cada cliente.
Antes de definir um serviço de outsourcing é necessário fazer um estudo na empresa para verificar as reais necessidades e forma de trabalho, como por exemplo, número de impressões, número de cópias, quantidade de setores, tipo de impressão mais usado (colorido ou preto e branco), qualidade de impressão entre outras informações.
Um dos grandes diferencias é a opção de gerenciamento de documentos. O que pode ajudar no controle de impressão e consequentemente na redução de custos.
Existem também softwares de padronização que ajudam na organização e gerenciamento, não só de quantidade, mas de qualidade. É possível criar padrões de impressão e uso.
A solução de contabilização permite que a empresa gerencie a quantidade de impressões e cópias por seus centros de custos, seja por setores, usuários ou por projeto. Reduzindo desperdícios e gastos desnecessários.
No contrato de outsourcing é possível definir que tipo de máquina sua empresa precisa e uma média da necessidade de troca de aparelhos, assim seu maquinário fica sempre atualizado de acordo com a necessidade e tipo de trabalho da empresa.
A consultoria para projetos pode ser fundamental para a criação de um contrato ideal que facilite no trabalho operacional de empresas, passando por custos, qualidade de trabalho e ganho de tempo.
As facilidades do projeto de outsourcing desafogam equipes de TI, que não precisam mais perder tanto tempo com problemas técnicos e trocas, e também facilitam na contabilidade, já que ao invés de diversos custos, agora a empresa terá apenas um contrato referente a toda necessidade com impressão e cópia.
QUAL SERVIÇO DEVO ESCOLHER? COMO ESCOLHER?
Nem toda empresa de locação de impressoras tem um serviço completo de outsourcing de impressão, mas quase toda empresa de outsourcing tem opções de aluguel mais em conta, com contrato mais simples.
O serviço a ser escolhido depende da necessidade de sua empresa.
Se você tiver uma micro-empresa, ou trabalhe em home-office, com necessidade de pouca, ou talvez, apenas uma máquina um aluguel pode suprir tranquilamente sua necessidade.
Se sua empresa for grande, precisar de mais organização e redução de custos relacionados a impressão e cópias, você provavelmente irá precisar de um projeto mais elaborado que supra essas necessidades.
O ideal é fazer um levantamento do que sua empresa está precisando, se é apenas de uma ou mais impressoras com suprimentos, ou de impressoras com softwares para controle e padronização, trocas constantes, maior quantidade de suprimentos e manutenção entre outras questões.
Em seguida você pode procurar empresas e fazer um levantamento de serviços e orçamentos. Não esqueça de verificar se o contrato prevê cláusulas que levem em conta a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)
Talvez procurar um outsourcing seja uma boa opção para entender sua necessidade caso você não esteja conseguindo mensurá-la sozinho.
Um bom consultor pode te esclarecer sobre o serviço ideal para você e te oferecer soluções compatíveis ou até mesmo indicar uma empresa parceira caso necessário.
O importante é escolher o serviço que apresente melhor custo benefício, e de fato resolva as necessidades de sua empresa.
Conclusão:
O mercado de locação oferece diversos tipos de serviços para solucionar questões com maquinário de impressão e cópias.
Existe uma diferença, como vimos nesse artigo, entre o serviço de aluguel e o outsourcing de impressão.
Como citamos acima, essas diferenças são notadas no tipo de serviço prestado.
As empresas de aluguel nem sempre oferecem as opções de um outsourcing, mas normalmente um outsourcing tem opções desde pequenos a grandes projetos, podendo suprir melhor as necessidades, mesmo de empresas que precisem de um serviço de aluguel simples, isso porque para identificar essa necessidade é preciso a ajuda de um consultor.
Nós da Update TI estamos aqui para ajudar a entender a necessidade da sua empresa! Entre em contato agora mesmo com um consultor.
Talvez você também se interesse:
6 dúvidas comuns sobre aluguel de impressoras
Como escolher sua impressora
Locação de impressoras: uma ótima maneira de aumentar a produtividade da sua empresa
5 dicas para Escolher um Fornecedor de Aluguel de Impressoras
