Impressora para empresa: é melhor comprar, ou alugar?

Atualizado em 07/02/2024

Tópicos deste artigo:

É importante fazer contas antes de tomar qualquer decisão
Cálculos de rendimento
Tecnologia
Gestão de impressão
Qualidade
Gestão de suprimentos
Treinamentos e upgrade eficiente
Impressora para empresa. É melhor comprar, ou alugar?

A dúvida entre comprar ou alugar impressora para empresa ainda é muito comum no mundo corporativo.

Isso porque a cultura do bem material ainda é muito forte, ou seja, a maioria das pessoas acredita que gastar com aquisição de algo que considera ser um bem, é melhor. Mas nem sempre isso é mais vantajoso, principalmente quando falamos do mundo corporativo.

Em um outro artigo do nosso blog falamos especificamente sobre redução de custos com o aluguel, caso queira saber mais sobre o assunto.

Hoje iremos falar sobre quando é melhor comprar ou alugar equipamentos de impressão.

Continue conosco, esperamos poder ajudar com essa leitura.

É IMPORTANTE FAZER CONTAS ANTES DE TOMAR QUALQUER DECISÃO

Antes de definir entre comprar ou alugar é preciso fazer um levantamento de uso e custos com impressão na sua empresa.

Essas informações são imprescindíveis para saber ao certo quanto você está gastando com impressão.

Normalmente o aluguel é vantajoso para empresas com alto índice de impressões, isso porque além do gasto com suprimento ser maior, o desgaste das máquinas acontece mais rápido.

Um equipamento novo tem garantia, mas quando esse período acaba é que começam a surgir problemas devido ao alto uso. E então além dos custos habituais começam a surgir custos com manutenção e conserto, fora o inconveniente de ficar sem impressora para empresa quando precisa.

No caso da compra é preciso pensar se dentro de um período de 36 meses esse equipamento ainda seria ideal para sua empresa. E o que será feito com equipamentos no caso da troca? Serão vendidos – certamente por valores bem baixos – ou sua empresa tem o costume de fazer doações?

CÁLCULOS DE RENDIMENTO

Os cálculos de rendimento significam o custo real da impressão por página, para um local que imprime muito a diferença no final de cada mês pode ser enorme.

A maioria dos fabricantes informa um rendimento das páginas com 5% da área coberta, mas normalmente a perda é de 40 a 50% que pode aumentar em até 0,05 centavos em termos de custo.

TECNOLOGIA

Que tipo de tecnologia sua empresa realmente precisa? Será necessário renovar seus equipamentos de tempos em tempos?

Quando você escolhe um serviço de aluguel a empresa locadora já tem toda uma estrutura para oferecer o projeto ideal para sua necessidade. O que reduz custos diretos – suprimentos – e indiretos – custos com conserto, tempo perdido entre outros – já que os problemas passam a ser de responsabilidade da prestadora de serviço.

Além disso existem inúmeras possibilidades de contrato e uma das vantagens é a possibilidade de escolher de quanto em quanto tempo você poderá trocar as impressoras.

Dificilmente as empresas calculam o custo de tempo de trabalho perdido devido a panes com impressora para empresa. Documentos que ficam sem serem impressos, equipe de TI deslocada de suas funções para resolve problemas, custos extras com manutenção, peças, entre outras questões.

GESTÃO DE IMPRESSÃO

Através de softwares disponíveis no mercado é possível configurar estratégias administrativas mais seguras, evitando que documentos vazem ou que façam mais impressões do que o necessário.

Além de trazer mais segurança esse sistema também ajuda a reduzir custos, o que é uma grande vantagem para empresas. Falamos sobre isso no artigo Gerenciamento Eficiente de Impressão: 3 ações importantes.

QUALIDADE

Com o aluguel e padronização de impressoras também é possível padronizar os layouts e qualidade das suas impressões, criando mais qualidade e uniformidade aos materiais da sua empresa.

Empresas que trabalham muito com imagens passam a ter menos problemas e desperdício de impressões e apresentações ou fotos (que são caras) melhorando o rendimento de toda equipe.

Diante de um problema você tem um suporte muito mais rápido e eficiente, evitando que seu maquinário fique parado por muito tempo prejudicando o trabalho de sua equipe – o que significa perda de dinheiro, com o aluguel dificilmente você terá que aguardar muito tempo por um conserto ou troca.

GESTÃO DE SUPRIMENTOS

Com um projeto bem feito também é possível que a outsourcing de impressão fique responsável pela renovação dos materiais, dessa maneira sua empresa economiza porque os cálculos de custos serão mais precisos e o consumido reduzido.

É possível manter um estoque básico de cada mês e combinar um pacote para reposição caso necessária, evitando gastos extras ou desperdícios.

TREINAMENTOS E UPGRADE EFICIENTE

Algumas empresas de outsourcing oferecem serviços de consultoria e treinamentos que podem complementar o serviço ajudando ainda mais a sua empresa.

Isso porque com sua equipe treinada para utilizar o serviço de aluguel de impressora para empresa, é possível agilizar e facilitar o trabalho, além, de unir a equipe em prol da redução de custos com consumos e impressões desnecessárias, afinal, também é importante pensarmos no meio ambiente e na empresa como um bem de todos os seus funcionários. Se uma empresa vai bem, sua equipe trabalha mais feliz e com garantia de um bom emprego.

O upgrade programado e eficiente evita problemas no dia a dia de trabalho e no ritmo da empresa. Sempre que chegar no período programado as impressoras terão suas manutenções ou trocas necessárias, deixando sua empresa sempre com a melhor e mais recente tecnologia.

AFINAL QUAL A MELHOR ESCOLHA DE IMPRESSORA PARA EMPRESA?

Como vimos nesse artigo, no que se trata de empresas, o aluguel pode ser muito mais econômico e prático, a menos que seja uma microempresa que precise de apenas um equipamento ou imprima muito pouco. No caso de grandes escalas de impressão o aluguel apresenta melhores resultados em economia e qualidade.

Optando por comprar ou alugar é importante fazer um levantamento de suas necessidades e dos equipamentos que melhor se enquadram para seu uso.

CONCLUSÃO:

Quando falamos em empresas e mundo corporativo o aluguel de impressora para empresa pode ser bastante vantajoso, isso porque além de oferecer um serviço planejado e econômico, a sua empresa concentra o custo em apenas um contrato, ficando mais fácil mensurar as contas e gastos da empresa.

Empresas que necessitam estar com impressoras sempre novas, empresas que imprimem em grande quantidade, ou que querem concentrar e reduzir seus custos, com certeza terão bons resultados através do aluguel.

Não esqueça que antes de qualquer decisão é preciso analisar suas necessidades e custos para fazer boas escolhas e projetos. A Update TI está aqui para ajudar você nesse processo de aluguel de impressora para empresa. Fale agora mesmo com um de nossos consultores.